Il s'agit de gérer le plus efficacement possible les dossiers stockées dans les divers services et de définir ce qui peut-être archiver définitivement, ce qui est éliminable et ce qui doit rester à disposition immédiate des utilisateurs. C'est donc en complète concertation avec eux que cette phase de gestion est mise en place et validée.
L'objectif est de :
Pouvoir identifier rapidement le dossier nécessaire à la tâche de chacun ;
D'en maximiser la rapidité de consultation ;
De définir un langage commun au sein de la collectivité afin de permettre à tous
de partager l'information.
Leurs caractéristiques communes sont la simplicité, la logique, la pérennité et l'évolutivité.
NB : La collaboration des personnes travaillant au sein des services concernés est précieuse et indispensable. La qualité du plan de classement et/ou du tableau de gestion produit dépend directement de leur implication et de leur participation active durant la mission.
Un inventaire rigoureux des archives intermédiaires et définitives permet de définir ce que la législation impose de conserver et de valoriser les dossiers qui ont une valeur historique pour la collectivité. On peut évaluer entre 30 et 40% le volume d'archives éliminable, gain de place conséquent pour les futurs dossiers à stocker.
Les dossiers conservés deviennent archives définitives
ou restent stockés durant leur durée de conservation réglementaire
en tant qu'archives intermédiaires.
La gestion de l'inventaire, et notamment les recherches, s'effectuent
au travers d'une base de données informatisée de
même que la gestion des emprunts et des retours de documents.